فهرست مطالب
«مدیریت زمان» و راهکارهای آن بحث مهم و داغ این روزها در همه عرصه‌هاست. روزهای شلوغ، کارهای متنوع از رسیدگی به مسائل مدرسه فرزندان گرفته تا آشپزی و وظایف شغلی سبب شده تا مهارت مدیریت زمان به یک مهارت بسیار بااهمیت تبدیل شود.
آیا شما به همه برنامه‌هایی که روی کاغذ می‌نویسید عمل می‌کنید؟ اگر قرار باشد کاری را تا زمان مشخصی تحویل دهید، در همان زمان از عهده‌اش برمی‌آیید؟ همه این‌ها به نحوه مدیریت زمان وابسته هست. مدیریت زمان یک مهارت عالیست که با انجام راهکارهایی که امروز به شما ارائه می‌دهیم، می‌توانید آن را بهبود ببخشید. با کار کردن در محیط مناسب، اولویت‌بندی وظایف و کنار گذاشتن عوامل حواس‌پرتی مانند شبکه‌های اجتماعی می‌توانید به این مهارت دست یابید. به این نکته توجه کنید که حتما برنامه‌ای بریزید که قابلیت اجرا و حداکثر کارایی را برای شما داشته باشد.
از جمله فواید مدیریت زمان این است که قادر خواهید بود بیشترین بهره‌وری را در یکمدت زمان معین داشته باشید و در زمینه‌های مختلف مانند کار، درس و مدرسه به موفقیت برسید.
امروز می‌خواهیم به راهکارهای مدیریت زمان بپردازیم تا بتوانیم وظایف‌مان را به موقع انجام دهیم. با ما همراه باشید.
3 راهکار کلی برای مدیریت بهتر زمان
در این مقاله، راهکارهای مدیریت زمان را به سه دسته کلی استفاده بهینه از زمان، کاهش عامل حواس‌پرتی و پایبندی به برنامه روزانه تقسیم کرده‌ایم. در ادامه هر کدام از این روش‌های و روش‌های دست‌یابی به هر کدام توضیح داده می‌شود.
روش اول مدیریت زمان: استفاده بهینه از زمان
استفاده بهینه از زمان بصورت زیر انجام می‌شود:
1- ایجاد محیط مناسب برای کار
برای مدیریت کردن زمان، داشتن محیطی مناسب با روحیه شما بسیار مهم است. قوانین سفت و سختی برای اینکه محیط کارتان چطور باشد وجود ندارد. هر کس بنا به روحیه می‌تواند محیط کار خود را با لوازم الهام بخشی که موجب شور و هیجان می‌شود، پر کند.
به عنوان مثال:
- می‌توانید عکس هنرمندان یا افراد موفقی که برایتان الهام بخش هست را به دیوار نصب کنید.
- کار کردن جلوی تلویزیون احتمالا ایده بدی است. بهتر است تا جای ممکن محیطی عاری از عوامل حواس پرتی را برای انجام کار انتخاب کنید.
2- لیستی از وظایف‌تان براساس اولویت تهیه کنید
قبل از انجام کار روزانه، لیستی از وظایفی که باید انجام دهید درست کنید. این کار کمک می‌کند تا دقیقا بدانید کدام کار را باید ابتدا انجام دهید و کدام از اهمیت کمتری برای آن روز برخوردار است. با این کار زمان را مدیریت می‌کنید و تمرکز بهتری خواهید داشت.
به عنوان مثال:
می‌توانید از برچسب‌هایی نظیر فوری، مهم، اولویت پایین استفاده کنید. مثلا می‌خواهید پروژه‌ای را تا آخر وقت امروز انجام دهید، این کار برچسب “فوری” خواهد داشت. یا مثلا می‌خواهید خرید کنید اما تا سه روز دیگر مهلت دارید، می‌توانید در جلوی این کار برچسب “مهم” را بزنید. یا دوست دارید امروز بعد از کار ورزش کنید اما برایتان ضروری نیست، می‌توانید از برچسب “اولویت پایین” برای آن استفاده کنید.
3- اول وظایفی که اولویت دارند را انجام دهید
انجام وظایف فوری در ابتدای روز و به خصوص صبح‌ها باعث ایجاد حس موفقیت در شما می‌شود. بنابراین هر روز را با حذف مهم‌ترین وظایف لیست خود شروع کنید. برای انجام بهتر این کار می‌توانید از اولویت بندی وظایف با ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.
به‌عنوان مثال:
اگر قرار است گزارشی را تکمیل کنید، از هرگونه معاشرت غیرضروری خودداری کنید و به تکمیل گزارش بپردازید.
4- همیشه برای زمان‌های استراحت‌تان، تعدادی برنامه داشته باشید!
بله مدیریت کردن زمان یعنی حداکثر استفاده از روز و زمان خود. البته این به این معنی نیست که شما نباید ذهن خود را خالی کنید و کاری نکنید. اتفاقا خالی کردن ذهن بخصوص بوسیله مدیتیشن راهکار موثری برای افزایش آگاهی و میزان تمرکز ماست. منظورمان این است که بجای فکر کردن به چیزهایی که برای شما کوچکترین فایده‌ای ندارند، در اتوبوس و مترو کارهایی که دوست دارید را انجام دهید.
به‌عنوان مثال:
می‌توانید در صف نانوایی یا اتوبوس و مترو، کتاب صوتی یا پادکست مورد علاقه‌تان را گوش کنید یا حتی با نرم افزارهای زبان تمرین کنید.
5- مولتی تسک (چند وظیفه ای) نباشید
خیلی از مردم فکر می‌کنند با انجام چندین کار باهم می‌توانند به بهره‌وری بیشتری در زمان برسند و بدین ترتیب از زمان خود هوشمندانه استفاده کرده‌اند. اما باید بدانید که تمرکز هم‌زمان روی چند کار باعث کاهش کارایی می‌شود. در این نوع کار کردن چون توجه کافی به کارها ندارید زمان بیشتری برای اتمام آنها نیاز خواهید داشت.
اگر روی یک کار متمرکز شوید، قطعا در زمان کمتری آن را به اتمام می‌رسانید و به این ترتیب حداکثر کارایی را در روز خواهید داشت. این نحوه درست مدیریت زمان است.
به‌عنوان مثال:
اگر می‌خواهید ایمیل‌های خود را پاسخ دهید، اما خیلی فوری نیستند. حواس‌تان را از روی آنها بردارید و روی گزارشی که باید تحویل دهید متمرکز شوید. نگران نباشید! بعد از پایان گزارش به راحتی می‌توانید پاسخگوی ایمیل‌ها باشید.
روش دوم مدیریت زمان: عوامل حواس پرتی را به کمترین میزان ممکن برسانید
1- تلفن همراه خود را خاموش کنید
گوشی‌ها زمان شما را می‌خورند! تا بحال دقت کرده‌اید که زمانی که گوشی خود را برمی‌دارید تا یک کار کوچک انجام دهید غرق در دنیای بازی‌ها و انواع پیام‌ها می‌شوید و زمانی که سر خود را بلند می‌کنید حداقل یک ساعت گذشته است؟! بگذارید صراحتا بگوییم، برای مدیریت زمان باید تلفن همراه‌تان را خاموش کنید. البته ما مزایای تکنولوژی را رد نمی‌کنیم. اما استفاده از آن باید با برنامه ریزی باشد.
نکته:
گاهی برای انجام کارها ضروری است که تلفن‌مان روشن باشد، برای جلوگیری از حواس پرتی آن را در مکانی دور از محل نشستن‌تان قرار دهید. اگر این کار برای شما مشکل است، هر گونه نوتیفیکیشن غیرضروری را غیرفعال کنید.
2- مرورگرهای غیرضروری را ببندید
امروزه کار بسیاری از افراد به اینترنت وابسته است. توجه کنید که در زمان کار سایت‌های غیرضروری را ببندید چون آنها تمرکز شما را از بین می‌برند. اگر از فیسبوک یا توییتر وسط کار استفاده کنید حواس‌تان پرت می‌شود و حداکثر کارایی که انتظار دارید را نخواهید داشت. پس برای مدیریت بهتر زمان کافیست یک تا دو تب که مورد نیازتان است را باز نگه دارید.
3- شبکه‌های اجتماعی را مسدود کنید!
گاهی اوقات مابین کار وسوسه ورود به شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های نامربوط به کارمان بسیار زیاد می‌شود. خوشبختانه برنامه‌هایی وجود دارد که با کمک آنها می‌توانید نحوه مدیریت زمان بهتری داشته باشید.
به‌عنوان مثال:
برنامه selfcontrol یک برنامه برای کاربران Mac است که دسترسی به هر سایتی را برای مدت زمان مشخص مسدود می‌کند.
برنامه freedom دسترسی به اینترنت را برای مدت زمان 8 ساعت در یک دوره زمانی مسدود می‌کند.
افزونه firefox leechblock دسترسی به برخی از سایت‌ها را برای مدت زمان مشخصی در روز محدود می‌کند.
4- تا حد امکان در وسط کار وقفه ایجاد نکنید
گاهی وسط انجام کارمان به سراغ کاری دیگر می‌رویم. این یک گام اشتباه در نحوه مدیریت زمان است. وقفه در کار موجب از بین رفتن تمرکز ما برای انجام آن کار می‌شود و زمانی که تمرکز از بین برود به زمان بیشتری برای انجام درست آن نیاز داریم. در واقع با ایجاد وقفه و انجام دادن کار دیگر، کارایی‌مان کاهش می‌یابد.
به عنوان مثال:
شما در حال حل معادله‌ای هستید که ناگهان به یاد ایمیل های پاسخ نداده‌تان می‌افتید. اگر بلند شوید و به سراغ ایمیل‌ها بروید زمانی که برای حل معادله صرف خواهید کرد بسیار بیشتر می‌شود. چون تمرکزتان از بین رفته است. بنابراین نگران نباشید و روی کاغذ موضوع ایمیل را یادداشت کنید و معادله‌تان را حل کنید!
توجه داشته باشید که:
گاهی وقفه اجتناب ناپذیر است، مثلا تماسی فوری وسط کار. خود را به خاطر هر وقفه‌ای سرزنش نکنید.
روش سوم مدیریت زمان: به برنامه روزانه خود پایبند باشید
1- برای مدیریت زمان، از تقویم دیجیتالی استفاده کنید
فناوری یک روش عالی برای پیگیری قرارملاقات‌ها، مدیریت زمان و برنامه‌هاست. برنامه‌های کاری، درسی، قرار ملاقات‌ها و…را در تقویم و چک لیست موبایل یا لپ‌تاپ خود بنویسید و برای آنها زمانی برای یادآوری تنظیم کنید.
اگر دوست دارید تیک زدن کارهایتان را به‌صورت فیزیکی ببینید و حس کنید ، می‌توانید از تقویم کاغذی استفاده کنید. این کار احساس رضایت بی‌وصفی در شما ایجاد خواهد کرد.
2- زمان‌هایی که بیشترین کارایی را در روز دارید مشخص کنید
چه زمانی بیشترین کارایی را در روز دارید؟ افراد مختلف در مقاطع متفاوتی از روز خلاق و مولد هستند. این به شما کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری برای انواع کارها با توجه به زمان خلاقیت و کارایی بیشترتان داشته باشید.
به عنوان مثال:
اگر در صبح خلاقیت بیشتری دارید به کارهای خلاقانه بپردازید و اگر در شب نیاز به آرامش دارید کارهایی مانند کتاب خواندن می‌تواند مفید باشید
دقت کنید که:
تعیین این زمان نیاز به گذر وقت دارد. حداقل یک هفته به روند کارایی خود در طول روز فکر کنید. در اینصورت می‌توانید بازه‌های زمانی فعال بودن خود را مشخص کنید.
3- 30 دقیقه اول صبح را به برنامه ریزی هر روز خود اختصاص دهید
به محض برخاستن به کارهایی که باید در آن روز انجام دهید فکر و یک طرح کلی برای انجام آنها در روز رسم کنید. این برنامه ریزی فقط شامل تعهدات کاری نیست، بلکه تعهدات اجتماعی را هم دربرمی‌گیرد.
به عنوان مثال:
برنامه بریزید که از ساعت 9 تا 5 کار کنید. بعد از آن برای تبریک تولد مادربزرگ‌تان به او زنگ بزنید و سپس به خشکشویی و خرید بروید. کارها را به ترتیب زمانی مشخص کنید.
4- برای مدیریت زمان بهتر، برای زمان استراحت برنامه بریزید
مسلما هیچ کس نمی‌تواند به صورت مداوم و بدون وقفه کار کند. اما در روش‌های مدیریت زمان باید بتوانید برای تایم استراحت خود برنامه‌ریزی کنید.
به عنوان مثال:
برنامه بریزید که وعده نهار یک ساعته داشته باشید. یا هر روز بعد از زمان کاری، نیم ساعت تلویزیون تماشا کنید یا کتاب بخوانید. این کار باعث آرامش شما می‌شود.
همچنین می‌توانید استراحت‌های کوتاهی ما بین کار داشته باشید. مثلا اگر در حال نوشتن مقاله هستید برنامه بریزید که به ازای 500 کلمه، 5 دقیقه اینستاگرام را چک کنید.
5- برای مدیریت زمان، آخر هفته‌ها هم کمی کار کنید
تعطیلات آخر هفته برای استراحت، تفریح و آرامش هست. بنابراین در انجام کار زیاده روی نکنید. به کارهای کوچکی فکر کنید که در طول هفته جمع می‌شوند و وسط هفته را دشوار می‌کنند.
به‌عنوان‌مثال:
می‌توانید ایمیل‌های‌تان را ارسال کنید یا پاسخ دهید.
6- به برنامه خواب‌تان پایبند باشید
برای مدیریت خوب زمان، داشتن برنامه خواب ثابت ضروری است. برنامه خواب خوب تضمین می‌کند که شما صبح زود بیدار می‌شوید و برای آن روز آماده هستید. برای حفظ برنامه خواب‌تان هر روز حول یک ساعت مشخص بخوابید و حتی روزهای تعطیل هم در همان ساعت بیدار شوید. به اینصورت بدن شما به این چرخه عادت می‌کند و شما در زمان خواب خسته و صبح‌ها پر انرژی هستید.
مطالبی که خواندید چند روش و راهکار مدیریت زمان بود. امیدوارم این مقاله برایتان مفید بوده باشد و در نهایت خواهش می‌کنیم روش‌هایی که شما برای مدیریت زمان خود استفاده می‌کنید را با مخاطبان فارسی وان به اشتراک بگذارید.
