اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور (کدام کار اول انجام دهیم؟)

ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه کارهای خود را اولویت بندی کنیم؟

مواقعی‌که زمان کافی برای انجام همه کارها در یک روز را ندارید، چگونه تعیین می‌کنید که اول به کدوم کار بپردازید؟ پاسخ این سوال اولویت بندی کارها به یک شیوه صحیح است. اولویت بندی کارها یکی از مهارت های نرم مهم محسوب می‌شود. ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می‌کند تا وظایف رو بر اساس فوریت و اهمیت اولویت‌بندی کنید.

در این مقاله، نحوه درست کردن ماتریس آیزنهاور را توضیح خواهیم داد و نکاتی هم برای اولویت بندی کارها ارائه خواهیم داد. با ما همراه باشید.

دوایت دی. آیزنهاور – سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره در طول جنگ جهانی دوم – ایده‌ای را ارائه کرد که بعدها به ماتریس آیزنهاور معروف شد. در سال 1954 مابین یک سخنرانی، آیزنهاور به نقل از یک رئیس دانشگاه ناشناس گفت: «مشکلات و مسائلی که من باید به آنها بپردازم دو نوع هستند: مشکل فوری و مشکل مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست.»

استفن کاوی، نویسنده کتاب 7 عادت مردمان مؤثر، سخنان آیزنهاور را برای توسعه ابزار مدیریت کار، به نام ماتریس آیزنهاور به کار برد.

ماتریس آیزنهاور با نام‌های ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری-مهم نیز شناخته می‌شود. این ابزار به شما کمک می‌کند وظایف خود را به چهار دسته تقسیم کنید: کارهایی که ابتدا باید انجام دهید، کارهایی که بعداً برنامه ریزی می‌کنید، کارهایی که محول می‌کنید و کارهایی که حذف می‌کنید.

نحوه تشخیص وظایف فوری و مهم برای اولویت بندی کارها

ممکن است فوری و مهم کلمات مشابهی به نظر برسند، اما هنگام تجزیه و تحلیل آن‌ها بر اساس اصل آیزنهاور، تفاوت بین این دو آشکار می‌شود و اهمیت پیدا می‌کند. تمایز بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید که کدام وظایف را باید انجام دهید و کدام وظایف ممکن است توسط سایر اعضای تیم بهتر انجام شود.

کارهای فوری نیاز به توجه فوری شما دارند. وقتی کاری فوری است، باید همین الان انجام شود و اگر این کارها را در یک  بازه زمانی مشخص به انجام نرسونید عواقب واضحی دارد. کارهایی فوری هستند که نمی‌توانید از آن‌ها اجتناب کنید و هر چه این کارها را بیشتر به تعویق بیندازید، احتمالاً استرس بیشتری را تجربه خواهید کرد که می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی شود.

نمونه‌هایی از کارهای فوری:

• اتمام پروژه در یک موعد مقرر
• رسیدگی به درخواست فوری مشتری
• تعمیر لوله شکسته در آپارتمان شما

کارهای مهم ممکن است نیاز به توجه فوری نداشته باشند، اما این وظایف به شما کمک می‌کند تا به اهداف بلندمدت خود برسید. فقط به این دلیل که این وظایف کمتر فوری هستند، به این معنی نیست که اهمیتی ندارند. شما باید برای این کارها برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا بتوانید از منابع خود به نحو احسن استفاده کنید.

نمونه‌هایی از وظایف مهم:

• برنامه‌ریزی یک پروژه بلند مدت
• شبکه سازی حرفه‌ای برای ایجاد پایگاه مشتری
• کارهای روزمره و پروژه‌های تعمیر و نگهداری

هنگامی که بدانید چگونه بین وظایف ضروری و مهم تمایز قائل شوید، می‌توانید وظایف خود را به چهار ربع ماتریس آیزنهاور تقسیم کنید.

نحوه ساخت ماتریس آیزنهاور و آشنایی با چهار ربع آن

اولین قدم برای درست کردن این ماتریس تهیه یک فهرست از تمام کارهاست. فهرست طولانی کارهایی که باید انجام دهید ممکنه طاقت فرسا به نظر برسه، اما هدف ماتریس آیزنهاور اینه که این وظایف رو یکی یکی بررسی کنه و اون‌ها را در چهار بخش یا ربع جای بده. وقتی وظایف رو به‌درستی در دسته‌بندی‌های تعیین شده قرار بدید، می‌تونید زمان‌بندی درستی نیز برای هر کدام داشته باشید.

ربع اول ماتریس آیزنهاور: کارهایی که باید انجام دهید

ربع یک، ربع «انجام» است و جاییست که شما وظایفی را که هم فوری و هم مهم هستند، قرار می‌دهید. کارهایی از لیستتان که باید همین حالا انجام شوند، پیامدها و نتایج واضح و مشخصی دارند و بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می‌گذارند، را در این ربع بنویسید.

در مورد اینکه کدام وظایف در این ربع قرار می‌گیرند، نباید تردیدی وجود داشته باشد، زیرا این‌ها وظایفی هستند که در جلوی ذهن‌تان هستند و احتمالاً بیشترین استرس را به شما وارد می‌کنند.

ربع دوم ماتریس آیزنهاور: برنامه‌ریزی

ربع دوم، ربع «برنامه» است و این جایی است که شما وظایفی را که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند، قرار می‌دهید. از آنجایی که این وظایف بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می‌گذارد، اما نیازی به انجام فوری ندارند، می‌توانید این وظایف را برای بعد برنامه‌ریزی کنید.

شما باید بلافاصله بعد از انجام وظایفِ ربع اول به سراغ کارهای موجود در ربع دوم یا برنامه بروید. استفاده از نکات مدیریت زمان برای انجام وظایفِ این ربع بسیار کمک‌کننده خواهند بود.

ربع سوم ماتریس آیزنهاور: وکالت یا نماینده

ربع سه، ربع «نماینده» و جاییست که شما وظایفی را که فوری هستند اما مهم نیستند، قرار می‌دهید. این وظایف باید اکنون تکمیل شوند، اما بر اهداف بلند مدت شما تأثیری ندارند.

از آنجایی که شما وابستگی شخصی به این وظایف ندارید و احتمالاً برای تکمیل آن‌ها به مجموعه مهارت خاصی نیاز نیست، می‌توانید این وظایف را به سایر اعضای تیم خود محول کنید. تفویض وظایف یکی از کارآمدترین راه‌ها برای مدیریت حجم کاری و دادن فرصت به اعضای تیم برای گسترش مجموعه مهارت‌هایشان است.

ربع چهارم ماتریس آیزنهاور: حذف

هنگامی که فهرست کارهای خود را مرور کردید و وظایفی را به سه ربع اول اضافه کردید، متوجه خواهید شد که تعداد کمی از کارها باقی مانده است. کارهای باقی‌مانده، آن‌هایی هستند که فوری یا مهم نبودند.

این حواس‌پرتی‌های بی‌اهمیت و غیرفوری به سادگی مانع رسیدن شما به اهداف‌تان می‌شوند. این موارد باقیمانده را در ربع «حذف» قرار دهید.

4 نکته برای اولویت بندی کارها

بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت استفاده از ماتریس آیزنهاوره، اما ممکنه همچنان اولویت بندی وظایفتان برایتان ابهام داشته باشه. در ادامه چند نکته میگیم که می‌تونه به شما در اولویت‌بندی مرتب وظایف‌تان در هر ربع کمک کند.

1. وظایفتون رو با کدهای رنگی مشخص کنید
   رنگ آمیزی وظایف تاکتیکیه که می‌تونه به شما در تجسم سریع کارهای با اولویت بالا کمک کنه. همانطور که لیست کارهای خودتون را مرور می‌کنید، سعی کنید بر اساس سطح اولویت چهار رنگ به اونها اختصاص بدید. مثلا میتونید از این کد استفاده کنید:
   سبز = کارهایی با بالاترین اولویت
   زرد = دومین اولویت
   آبی = سومین اولویت
   قرمز = در اولویت نیست
   هنگامی که وظایفتون رو بر اساس رنگ برچسب‌گذاری کردید، این رنگ‌ها مستقیماً به ماتریس آیزنهاور شما ترجمه می‌شن. وظایف سبز، وظایف “انجام” شما برای ربع اوله. وظایف زرد، وظایف “برنامه” شما برای ربع دوم، تکالیف آبی، وظایف “تخصیصی” شما برای ربع سه و کارهای قرمز هم که وظایف “حذف” هستند که در ربع چهارم ماتریس آیزنهاور شما قرار می‌گیرند.
2. در هر ربع از ماتریس آیزنهاور حداکثر 10 وظیفه بنویسید
   سعی کنید وظایف خود را به 10 مورد در هر ربع محدود کنید. این کار کمک میکنه تا ماتریس آیزنهاور شما درهم و برهم نشه.
   می‌تونید ماتریس‌های متعددی بسازید، اما محدود کردن لیست وظایف به موارد ضروری، تضمین می‌کنه که فرآیند اولویت بندی را بدون اتلاف وقت آغاز می‌کنید.

4. لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای را تهیه کنید
   یک راه عالی برای محدود کردن تعداد آیتم‌ها در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریس‌های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای شماست.    وظایف کاری و شخصی شما به جدول زمانی، منابع و روش‌های متفاوت و احتمالاً به فرآیندهای فکری متفاوتی نیاز دارند. برای مدیریت موثر اهداف شخصی و حرفه ای خود باید آن‌ها را جدا کنید.
5. حذف کنید، سپس اولویت‌بندی کنید
   ابتدا کارهای غیر ضروری را حذف کنید، اینجوری فرآیند اولویت‌بندی شما سریعتر و موثرتر طی میشه. با این استراتژی، قبل از اینکه به ربع یک، دو و سه برید، ربع چهار رو تعیین تکلیف میکنید.

مثال

برای درک بهتر از وظایفی که ممکنه در هر ربع ماتریس آیزنهاور خود قرار بدین، اینجا چند مثال برای شما میزنیم:

نمونه‌هایی از وظایف ربع 1:

• برای فردا یک پست وبلاگ بنویسید
• فلان پروژه را که این هفته ددلاینش است را به پایان برسانید
• به ایمیل‌های مشتری پاسخ دهید

نمونه‌هایی از وظایف در ربع 2:

• برای یک دوره توسعه حرفه‌ای ثبت نام کنید
• بهبودهایی را به یک پروژه شخصی اضافه کنید

نمونه هایی از وظایف در ربع 3:

• پست‌های وبلاگ را که قرار است هفته بعد منتشر شوند رو آپلود کنید
• رونویسی یادداشت‌های جلسه
• فیلد کردن و مرتب کردن ایمیل‌های غیر مشتری
• نمونه‌هایی از وظایف در ربع 4:
• شرکت در جلسه وضعیت

ماتریس آیزنهاور خود را با ابزارهای مدیریت کار بسازید

مرتب‌سازی فهرست کارها به‌خصوص در تیم‌های بزرگ شاید سخت‌ترین بخش ماتریس آیزنهاور باشه، اما نرم‌افزارها و پلتفرم‌های زیادی وجود دارند که با تنظیم خودکار شما را از انجام دستی این کار بی‌نیاز می‌کنند، مثلا نرم افزار ASANA

با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف می‌تونید کارهایتان رو اولویت‌بندی، دسته‌بندی، رنگ‌بندی و به تیم خود محول کنید. این نرم‌افزارهای انواع مختلفی دارند که بعدا در مقاله‌ای جداگانه به آنها خواهیم پرداخت.

در نهایت اینکه اجازه دهید ماتریس آیزنهاور بهره‌وری شما را افزایش دهد تا بتوانید در زمان کمتری به اهداف خود برسید.

منبع