فهرست مطالب
تابحال مذاکره کرده‌اید؟ هر فرد بالغ در مرحله‌ای از زندگی مخصوصا بخش شغلی نیاز به مذاکره دارد. اما مهارت مذاکره به چه معناست و مهارت های مذاکره کدام هستند؟
مذاکره یعنی چه؟
مذاکره به معنی بحث کردن برای حل اختلاف یا رسیدن به توافق بین دو یا چند نفر است. در واقع مذاکره یک فرایند ” دادن و گرفتن” است به این معنی که طرفین درگیر در آن نفعی بهشان می‌رسد.
توانایی مذاکره موثر یکی از مهارت های نرم بسیار مهم است، چرا که شما در موقعیت‌های مختلفی نیاز به مذاکره پیدا می‌کنید؛ مثل حقوق، شرایط قرارداد، موقعیت خود، زمانبندی پروژه و…. اما مذاکره کردن نیازمند داشتن یک سری مهارت است.
مهارت های مذاکره کدامند؟
مهارتهای مذاکره ویژگی‌هایی هستند که به طرفین اجازه می‌دهد به توافق برسند. این‌ها اغلب مهارتهای نرم مانند توانایی برقراری ارتباط، ترغیب کردن و توانایی همکاری هستند. یادگیری این مهارت‌ها اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده قوی است.
12 مهارت مهم برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده قوی
مهارت‌هایی که برای مذاکره نیاز دارید به محیط کاری، نتیجه مورد نظرتان و افراد یا مشاغل درگیر مذاکره بستگی دارد. در اینجا چندین مهارت مذاکره کلیدی را بیان می‌کنیم:
1- مهارتهای ارتباطی
مهارتهای ارتباطی اساسی عبارتند از: شناسایی نشانه‌های غیرکلامی و مهارتهای کلامی برای بیان کردن خودتان به بهترین نحو. مذاکره کنندگان ماهر می‌توانند شیوه‌های ارتباطی خود را متناسب با طرفین مذاکره و برای رفع نیاز آنها تغییر بدهند. با برقراری ارتباط شفاف، می‌توانید از سوء تفاهمی که می‌تواند شما را از رسیدن به توافق باز دارد، جلوگیری کنید.
2- گوش دادن فعال
مهارت گوش دادن فعال برای درک کردن نظر دیگران در مذاکره بسیار مهم است. برخلاف گوش دادن غیرفعال که به معنای شنیدن صحبت کننده بدون حفظ و درک پیام او است، گوش دادن فعال باعث می‌شود بدون نیاز به پرسش دوباره اطلاعات، قسمت‌های کلیدی سخنان طرف مقابل را حفظ نمایید و در صورت لزوم از آنها استفاده کنید.
3- هوش هیجانی به‌عنوان مهارت های مذاکره
هوش هیجانی توانایی کنترل احساسات خود و تشخیص احساسات دیگران است. آگاهی از هیجانات احساسی در حین مذاکره باعث می‌شود آرامش خود را حفظ کرده و بر مسائل اصلی تمرکز کنید. اگر در حال مذاکره، از روند آن ناراضی هستید، استراحت بدهید یا جلسه را به زمان دیگری موکول کنید تا بتوانید بر خود مسلط شوید و با دیدگاه تازه‌ای به مذاکره برگردید.
4- مدیریت انتظارات
باید بدانید همانطور که شما با یک هدف مشخص وارد مذاکره می‌شوید، طرف مقابل نیز به احتمال زیاد انتظارات مشخص خود را دارد. اگر در حین مذاکره فکر می‌کنید ممکن است نتوانید با شرایط یکدیگر موافقت کنید، می‌توانید انتظارات خود را تعدیل کنید.
5- صبوری به‌عنوان مهارت های مذاکره
ممکن است بعضی از مذاکره‌ها تا رسیدن به نتیجه خیلی طول بکشند حتی ممکن است شامل مخالفت و برگزاری مجدد مذاکره باشند. برای رسیدن به یک نتیجه مطلوب باید صبور باشید.
6- توانایی ایجاد سازگاری
مهارت سازگاری یک مهارت حیاتی برای یک مذاکره موفق است. هر مذاکره‌ای منحصربه‌فرد است. ممکن است شرایط در حین مذاکره تغییر کند مثلا طرف درگیر بصورت ناگهانی خواسته خود را تغییر بدهد. برنامه‌ریزی در لحظه، تسلط بر خود و سازگار بودن با شرایط چیزیست که یک مذاکره قوی از آن برخوردار است.
7- توانایی تاثیری گذاری و قانع کردن
توانایی تأثیرگذاری بر دیگران مهارت مهمی در مذاکره است. این می‌تواند به شما کمک کند تا توضیح دهید که چرا راه حل پیشنهادی شما برای طرفین درگیر مفید است و دیگران را تشویق می‌کند تا از دیدگاه شما حمایت کنند. مذاکره کنندگان علاوه بر قانع کردن، در صورت لزوم باید قاطع باشند. قاطعیت به شما اجازه می‌دهد تا نظرات خود را با احترام به دیدگاه‌های طرف مقابل بیان کنید.
8- برنامه ریزی
مذاکره مستلزم برنامه‌ریزی است تا به شما در تعیین و رسیدن به هدف‌تان کمک کند. در نظر داشته باشید که در هر مذاکره بهترین نتیجه ممکن چیست، کمترین سقف پیشنهادی شما چه چیزی است و در صورت عدم دستیابی به خواسته‌های‌تان باید چه کاری انجام دهید؟ توانایی آماده سازی، برنامه‌ریزی و فکر کردن از قبل برای موفقیت در مذاکرات بسیار مهم است. مهارت برنامه‌ریزی نه تنها برای فرایند مذاکره بلکه برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه اجرای شرایط ضروری است.
9- صداقت، یکی از مهارت های مذاکره
صداقت و داشتن اصول اخلاقی قوی، یک مهارت اساسی برای مذاکره است. فکر کردن در مورد صحبت‌های طرف مقابل، احترام گذاشتن و صادق بودن با او این اجازه را می‌دهد تا به گفته‌های شما اعتماد کند. یادتان باشد به عنوان یک مذاکره کننده، باید بتوانید به تعهدات خود عمل کنید. پس برای اثبات صداقت‌تان، از وعده‌های بیش از حد خودداری کنید.
10- توانایی ایجاد ارتباط بین خود و طرفین
این توانایی به شما امکان می‌دهد با دیگران در جایی که طرفین احساس حمایت و درک متقابل دارند، رابطه برقرار کنید. لازمه ایجاد این ارتباط این است که اهداف خود را بیان کنید، اما خواسته‌ها و نیازهای طرف مقابل را نیز درک کنید. این توانایی به کاهش تنش‌ها کمک می‌کند و احتمال همکاری و دستیابی به توافق را افزایش می‌دهد. برای ایجاد ارتباط موثر، احترام گذاشتن و استفاده از مهارت های گوش دادن فعال بسیار مهم است.
11- توانایی حل مساله
مذاکره به توانایی دیدن مشکلات و کمبودها و یافتن راه حل نیاز دارد. اگر قیمت بسیار بالا باشد، چگونه می‌توان آن را پایین آورد؟ اگر منبعی کمبود داشته باشد، برای افزایش آن چه باید کرد؟ یافتن راه حل‌های منحصربه‌فرد برای مشکلات ممکن است عامل تعیین کننده‌ای برای رسیدن به توافق باشد.
12- توانایی تصمیم‌گیری به‌عنوان مهارت های مذاکره
مذاکره‌کنندگان خوب می‌توانند در حین مذاکره قاطعانه عمل کنند، گاهی هم ممکن است لازم باشد که در حین چانه زنی سازگاری داشته باشند. در هر صورت شما باید توانایی نشان دادن واکنش قاطع را داشته باشید. یادتان باشد که تصمیمات شما ممکن است تأثیرات دائمی بر شما یا شرکت‌تان داشته باشد. توجه داشته باشید که متزلزل بودن و رفت و برگشت بین گزینه‌های موجود بدون پاسخ واضح ممکن است استرس غیر ضروری ایجاد کند.
انواع مذاکرات
اکثرا نتایج مذاکرات در یکی از دو دسته قرار می‌گیرد: “برد-برد” یا “برد-باخت”. با درک انواع مختلف مذاکرات، می‌توانید مناسب‌ترین مهارت‌ها را برای خود تعیین کرده و سپس برای بهبود آنها تلاش کنید. مذاکرات توزیعی و یکپارچه رایج‌ترین نوع مذاکرات هستند.
-
مذاکرات توزیعی
در مذاکرات توزیعی، که به آن “چانه زنی توزیعی” نیز گفته می‌شود، هر دو طرف سعی می‌کنند بر تعداد کمی از منابع کنترل داشته باشند. این مذاکره “برد-باخت” تلقی می شود. سود یک طرف برابر ضرر طرف دیگر است. به عنوان مثال، یک مشتری ممکن است احساس کند که اگر شرکت X قیمت خدمات را کاهش ندهد، باید هزینه زیادی بپردازد. ممکن است این شرکت احساس کند که اگر قیمت خود را کاهش دهد، ضرر خواهد کرد.
-
مذاکرات یکپارچه
مذاکره یکپارچه که اغلب به عنوان “برد-برد” نام برده می‌شود، زمانی اتفاق می‌افتد که همه از توافق سود ببرند. معمولاً بیش از یک موضوع برای مذاکره وجود دارد، بنابراین فرصت‌هایی برای مبادله وجود دارد. برای رسیدن به توافق، هر طرف ارزش دریافت می‌کند. به عنوان مثال، یک مشتری معتقد است که شرکت X باید هزینه خدمات خود را به 800 دلار کاهش دهد و این شرکت معتقد است که باید هزینه را در 1000 دلار حفظ کند. هر دو طرف ممکن است در مورد خدمات 900 دلاری مذاکره کنند. در این مورد، هر دو 100 دلار “برنده” می‌شوند.
حال سوال این است:
وقتی مهارت های مذاکره را کسب کردیم، چگونه برای مذاکره آماده شویم؟
این مراحل را در نظر بگیرید تا به نحو احسن از مهارت‌هایتان استفاده کنید.
1- تحقیق کنید
قبل از ورود به مذاکره، همه طرفین مذاکره را ارزیابی کرده و اهداف آنها را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر در چندین مرحله مصاحبه پذیرفته شده‌اید و در آخرین مرحله مصاحبه هستید، ممکن است بخواهید در مورد دستمزد مذاکره کنید. احتمالاً هدف کارفرما استخدام فردی است که وظایف شغل موردنظر را با حقوق رقابتی انجام دهد. به احتمال زیاد هدف شما انتقال تجربه و دانش به شرکت در قبال دستمزد منصفانه است.
2- اولویت‌های خود را بشناسید
مذاکرات اغلب مستلزم سازش طرفین است. تعیین کنید که مهمترین چیز برای شما چیست و اگر آن شرایط میسر نشد جایگزین آن چه خواهد بود. تعیین اولویت‌های خود از قبل می‌تواند به شما کمک کند تا ارزیابی درستی از مواردی که واقعا خواهان آن هستید داشته باشید.
3- مخالفت احتمالی را در نظر بگیرید
آیا فکر می‌کنید مدیر شما به دلیل کاهش فروش با افزایش دستمزد مخالفت می‌کند؟ آیا شما از حقوق اولیه بالاتر برای یک موقعیت محروم می شوید زیرا نرخ درخواست شده شما بالاتر از حد متوسط است؟ تمام مخالفت‌های احتمالی را بنویسید و سپس استدلال درستی برای خواسته خود جمع آوری کنید.
4- زمان خروج از توافق را بشناسید
یکی از سخت ترین بخش های مذاکره می‌تواند دانستن زمان خروج از توافق باشد. این مهم است که بدانید نتیجه همه مذاکرات توافق نیست. وقتی متوجه شدید که دیگر کوچک‌ترین سازشی در مذاکره نمی‌توان انجام داد و هیچ یک از طرفین حاضر به پذیرش شرایط نیستند، احتمالاً زمان خروج است.
سخن آخر درباره مهارت های مذاکره
مهارت مذاکره می‌تواند به شما در توسعه شغل، دستیابی به حقوق بیشتر و برآوردن نیازهای مهم تجاری کمک کند. تمرین مداوم مهارتهای ذکر شده برای بهبود توانایی مذاکره عامل کلیدی برای موفقیت در آن است.
